คุณเริ่มรู้สึกว่าการทำงานในแต่ละวัน เต็มไปด้วยความยุ่งยาก และตารางงานก็รัดตัวตลอดเวลาไหม

แต่ในความเป็นจริง คนที่ประสบความสำเร็จในชีวิต มักมีทริกเล็กๆน้อยๆในการจัดระเบียบชีวิต เพื่อให้สามารถทำงานของตัวเองได้อย่างราบรื่นตามกำหนด

และนี่คือ 5 วิธีการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ที่รับรองและใช้โดย 5 บุคคลที่ประสบความสำเร็จในชีวิต

 

#1
แก้ปัญหาด้วยหลัก first principles thinking

first principles คือการหาความจริงอย่างเป็นระบบ ผ่านการคิดเพื่อย้อนกลับไปหารากฐานที่เป็นแก่นของปัญหาที่เรากำลังเผชิญอยู่

ซึ่งเป็นวิธีที่ผู้สร้างนวัตกรรมจากอดีตจนถึงปัจจุบัน ตั้งแต่ Aristotle, Thomas Edison หรือ Nikola Tesla ใช้กันมาโดยตลอด แน่นอนว่า รวมถึงอัจฉริยะแห่งยุคอย่าง Elon Musk ด้วย

ในบทสัมภาษณ์ กับ Kevin Rose foundatiion.kr นั้น Musk อธิบายหลักการนี้ในแบบของตัวเองว่า

“ผมว่าการหาเหตุและผลจากหลักการ first principles จำเป็นกว่าการหาเหตุและผลจากการเปรียบเทียบ (analogy)”

เพราะปรกติ เรามักใช้หลักเหตุผลผ่านการเปรียบเทียบจากสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว หรือสิ่งที่คนอื่นกำลังทำ แต่ first principles ทุกอย่างจะถูกสกัดทิ้งจนเหลือแค่รากฐานของความจริง จากนั้น จึงค่อยๆสร้างเหตุผลขึ้นจากรากฐานนั้น

Musk อธิบายต่อว่าการคิดแบบนี้เป็นเรื่องยากและต้องใช้พลังอย่างมาก แต่หากทำได้ มันก็จะนำไปสู่สิ่งใหม่ๆ

เหมือนที่เขาคิดสร้างจรวดให้กับ SpaceX ขึ้นมาเอง หลังถูกหน่วยงานในรัสเซียปฏิเสธจะขายจรวดให้

Musk ย้อนกลับไปยังจุดตั้งต้น ว่าการจะสร้างจรวดขึ้นมา มีองค์ประกอบอะไรบ้าง และค่อยๆต่อยอดไป โดยไม่คิดถึงจรวดรุ่นก่อนๆที่มีการใช้งานกัน

ผลลัพธ์คือ SpaceX ใช้ต้นทุนในการสร้างจรวดเพียงร้อยละ 2 ของจรวดที่มีการสร้างกันก่อนหน้าเท่านั้น

ในการพูดคุยกับ Chris Anderson จาก TED นั้น Musk ยังแบ่งกระบวนการคิดแบบนี้ออกเป็น 3 ขั้นตอนง่ายๆคือ

  • ขั้นแรก ระบุและกำหนดสมมติฐานปัจจุบัน
  • ขั้นสอง ค่อยๆสกัดมันออกจนกระทั่งเหลือแค่รากฐาน
  • ขั้นสาม หาคำตอบใหม่จากรากฐานนั้น

 

#2
ลงมือปฏิบัติด้วย Ivy Lee Method

Ivy Lee คือบิดาแห่งการประชาสัมพันธ์สมัยใหม่ ที่นิยมการประชาสัมพันธ์ ว่าไม่ใช่แค่ “เขียน” แต่ต้องเพิ่มการวิเคราะห์ วิจัย ในบริบทต่างๆประกอบด้วย เพื่อให้ “สาร” เกิดผลตามแผนหรือกลยุทธ์ที่วางไว้

ขณะที่ Ivy Lee Method นั้น ก็เป็นกลยุทธ์เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นที่ยอมรับมานานกว่าหนึ่งศตวรรษ ด้วยการใส่ใจในสิ่งสำคัญที่สุดเป็นอันดับแรกในแต่ละวัน

“ผมขอให้ทุกท่านเริ่มต้นที่หมายเลขหนึ่ง และอย่าแม้แต่จะคิดถึงหมายเลขสอง จนกว่าจะบรรลุเป้าหมายหมายเลขหนึ่งแล้ว”

Lee ใช้วิธีนี้พลิกฟื้นกิจการของ Bethlehem Steel Corporation กระทั่งเติบโตมาเป็นผู้ผลิตเหล็กกล้าอันดับสองของสหรัฐในเวลาต่อมา

และนี่คือหกขั้นตอนพื้นฐาน ในการปฏิบัติตาม Ivy Lee Method

  • ขั้นที่ 1 กำหนดวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ของคุณ จะเป็นเรื่องชีวิต การทำธุรกิจ สุขภาพ ฯลฯ ให้ชัดเจน
  • ขั้นที่ 2 ทุกเย็น (หรือหลังเสร็จภารกิจในแต่ละวัน) ให้ลิสต์สิ่งสำคัญที่ต้องทำในวันรุ่งขึ้น เพื่อการบรรลุวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ จำนวนหกข้อ
  • ขั้นที่ 3 จัดอันดับ และเรียงลำดับความสำคัญของลิสต์สิ่งที่ต้องทำทั้งหกข้อนั้น
  • ขั้นที่ 4 ทุกเช้า ให้เริ่มต้นวันด้วยการทำสิ่งสำคัญที่สุดในลิสต์นั้น “จนเสร็จ”
  • ขั้นที่ 5 จากนั้น ทยอยทำสิ่งที่สำคัญรองลงมา ตามลำดับ “โดยไม่มีการข้ามขั้น” หากจบวันยังไม่ครบทั้งหกข้อ ให้โยกข้อที่เหลือไปใส่ไว้ในลิสต์ของวันรุ่งขึ้น
  • ขั้นที่ 6 ปฏิบัติตามหลักการนี้ทุกวัน

 

#3
ปรับตารางงานตาม “พลังของคุณ”

Jim Loehr คือใคร?
Dr. Loehr คือนักจิตวิทยาระดับโลก ผู้มาพร้อมกับแนวคิดระบบฝึกฝนให้คุณรู้จักบริหารจัดการ “พลังงาน” ในตัวคุณ

นอกจากหนังสือระดับเบสต์เซลเลอร์ อย่าง The Power of Full Engagement และเล่มอื่นๆแล้ว

Dr. Loehr ยังเป็นนักเขียนและนักพูดรับเชิญให้กับสื่อชั้นนำมากมาย รวมถึงบทบาทผู้ก่อตั้งสถาบันฝึกสอน Johnson & Johnson Human Performance Institute ด้วย

“พลังงานต่างหากที่เป็นขุมทรัพย์พื้นฐานของการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ – ไม่ใช่เวลา” คือสิ่งที่ Dr. Loehr กล่าวไว้ ซึ่งขัดต่อแนวคิดเดิมๆของผู้คนจำนวนมากที่เชื่อว่า เวลาคือเรื่องสำคัญที่สุด

Dr. Loehr เชื่อว่าในแต่ละวันจะมีช่วงเวลาที่เรามีพลังงานมากพอจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพกว่าคนอื่นๆ

และหลักการเพื่อทำงานให้น้อยแต่มีประสิทธิภาพ คือการกำหนดตารางเวลาต่างๆ ตามระดับพลังงานของคุณ ไม่ใช่เวลาตามเข็มนาฬิกา

คำแนะนำจาก Dr. Loehr คือใน 3 วันจากนี้ ให้ลองบันทึกสั้นๆว่าช่วงเวลาไหนของวัน คือช่วงที่คุณมีพลังงานเต็มเปี่ยม และช่วงไหนที่คุณอ่อนล้าที่สุด

จากนั้นให้เริ่มกำหนดตารางเวลาใหม่ โดยวางงานสำคัญหรืองานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ไว้ในช่วงที่คุณมีพลังงานเต็มเปี่ยม ส่วนงานที่มีความสำคัญน้อย หรือไม่ต้องใช้ความคิดมาก ให้ใส่ไว้ช่วงที่คุณเริ่มอ่อนแรงแทน

 

#4
จัดการเวลาแบบ Time Blocking

Time Blocking Method คือวิธีการกำหนดสิ่งที่จะทำงานในแต่ละวันล่วงหน้าแบบล็อกไว้เลยว่าจะทำอะไรตอนไหน ใช้เวลานานแค่ไหน

เป็นวิธีที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในหมู่นักธุรกิจและผู้ประกอบการชั้นนำ ตั้งแต่ Elon Musk, Bill Gates รวมถึง Cal Newport ผู้เขียนหนังสือ Deep Work : Rules for focussed success in a distracted world

ก่อนนี้ AHEAD.ASIA เคยเขียนตารางเวลาในหนึ่งวันของ Elon Musk ไว้แล้ว จะเห็นว่า Musk ใช้เวลากับการทานอาหารมื้อเที่ยงแค่ 5 นาที นั่นเพราะเขาเป็นกำหนดเอง ไม่ใช่ถูกเร่งจนต้องรีบทานให้หมด

เขายังใช้วิธีนี้กำหนดระยะเวลาในการทำอย่างอื่นด้วย เช่นอ่านอีเมล หรือประชุม นั่นทำให้ ทั้ง 24 ชั่วโมงของเขา ไม่มีช่วงไหนที่ “สูญเปล่า”

Newport เป็นอีกคนที่หนุนเรื่องการใช้วิธีนี้แบ่งสรรเวลา เพราะเชื่อว่าประสิทธิภาพของงานเกิดจากประสิทธิภาพของการจัดตารางเวลา คนที่ดูเหมือนชีวิตยุ่ง เพราะจัดการเวลาไม่เป็น และมักไปให้ความสำคัญกับ task จิปาถะจนเกินไป

สำหรับ 3 ขั้นตอนพื้นฐานในการจัดตารางแบบ Time Blocking คือ

ตีเส้นแบ่งกระดาษที่จะใช้กำหนดตารางเวลาออกเป็นสองส่วน ฝั่งซ้ายให้ตีเส้นเป็นบล็อกว่าจะแบ่งออกเป็นทุกหนึ่งชั่วโมง หรือทุก 5 นาทีตามต้องการ

ประมาณว่าคุณต้องใช้เวลาเท่าไหร่ในการทำงานนั้นให้เสร็จ จากนั้นเขียนงานที่ต้องทำลงในฝั่งซ้ายของตาราง ตามลำดับ ส่วนฝั่งขวานั้นเป็นช่องสำหรับโน้ตหรือเขียนข้อความกำหนดใดๆที่เกี่ยวข้องกับงาน

เพิ่มช่วงเวลาพิเศษ ที่เรียกว่า buffer time ลงไปคั่นในตารางเหล่านั้น เพื่อให้คุณสามารถปรับเปลี่ยน หรือเตรียมพร้อมสำหรับกิจกรรมอื่นๆที่แทรกเข้ามา

ปัจจุบัน ในสมาร์ทโฟนและแล็ปท็อป ก็มีแอพสำหรับช่วยบริหารเวลาแบบ Time Blocking ให้เลือกใช้มากมาย เช่น Toggl, PomoDone, Week Plan หรือ Plan

#5
“หยุดเมื่อต้องหยุด”

การหยุดหรือละจากเป้าหมาย ก็เป็นอีกวิธีในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ปรมาจารย์ด้านมาร์เก็ตติ้ง Seth Godin เชื่อว่าผู้ชนะตัวจริงในสนามแข่งขันนั้น ต้องรู้ด้วยว่าจะวางมือจากเรื่องไหน อย่างถูกที่และถูกเวลา เฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเห็นแล้วว่าฝืนทำต่อไปก็ไม่เกิดประโยชน์ หรือไม่คุ้มค่า

เพื่อนำเวลา พลังงาน และทรัพยากร ที่มีไปใช้กับเป้าหมายที่ให้ผลตอบแทนมากกว่า

หลักการในการสังเกตว่าเมื่อไหร่ที่ควรหยุด เมื่อไหร่ที่ควรเดินหน้าต่อ ก็คือให้คอยหมั่นสังเกตถึงสิ่งที่ทำและเป้าหมายของคุณ หากรู้สึกว่าเมื่อเวลาผ่านไป ความคุ้มค่าจากการบรรลุงานนั้นเริ่มลดลง จนไม่เหมาะที่จะฝืนต่อแล้ว ก็ควรที่จะพิจารณา cut loss

 

AHEAD TAKEAWAY

ไม่ว่าจะเป็นการคิดแบบ first principles, การเลือกจัดการสิ่งสำคัญที่สุดให้เสร็จเป็นสิ่งแรกในแต่ละวัน, การแบ่งสรรเวลาตามพลังงานในตัวคุณ, การจัดตารางงานออกเป็นบล็อกให้ชัดเจน หรือแม้แต่การหยุดลงมือในสิ่งที่กำลังทำ ล้วนแต่เป็นแนวทางที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าได้ผลจริง

แน่นอนว่าการปฏิบัติตามทั้ง 5 แนวทางในเวลาเดียวกัน อาจจะยุ่งยากซักหน่อย

ทางที่ดี คุณอาจเลือกเริ่มต้นจากแนวทางใดแนวทางหนึ่งใน 4 ข้อแรก และค่อยๆเพิ่มวิธีเหล่านี้ลงไป เพื่อให้การวางแผนของคุณสมบูรณ์ขึ้น

และแน่นอนที่สุด อย่างที่ปรมาจารย์ Seth Godin ว่าไว้ เมื่อไหร่ที่คุณมั่นใจแล้วว่าสิ่งที่กำลังทำนั้นไม่ได้ผล ให้วางมือและถอนตัวออกมา

เพื่อเก็บแรง เวลา และทรัพยากรไว้สำหรับทำในสิ่งอื่นที่คุ้มค่ากว่า

 

การทำงานด้วยความมุ่งมั่น ก็เป็นสิ่งสำคัญเหมือนชายที่ร่ำรวยเป็นอันดับสองของจีนรายนี้ Pony Ma ทำ จนสร้างให้ Tencent เป็นบริษัทระดับโลกได้อย่างทุกวันนี้

AHEAD.ASIA คือสำนักข่าวเจาะลึกด้านนวัตกรรม และธุรกิจ
อย่าลืมกดติดตามเพจและคอมมูนิตี้ของเรา สำหรับเรื่องล้ำๆ และข่าวสารกิจกรรมต่างๆ
เพื่อเราจะได้ก้าวไปข้างหน้าพร้อมๆ กัน

Facebook Comments