หนึ่งในเซสชั่นที่ได้รับความสนใจมากเป็นลำดับต้นๆ ในงาน Creative talk Conference 2019 ที่ผ่านมา

คือหัวข้อ The Art of Manage, Improve and communicate to People Around you โดย คุณ รวิศ หาญอุตสาหะ กรรมการผู้จัดการ บริษัท ศรีจันทร์โอสถ จำกัด

คุณ รวิศ นอกจากจะเป็นที่รู้จักในฐานะผู้พลิกฟื้นแบรนด์เก่าแก่ให้กลับมากระฉับกระเฉงอีกครั้ง ยังเป็นเจ้าของเพจ และ Podcast Mission To The Moon ซึ่งบอกเล่าแนวคิดในการทำธุรกิจและพัฒนาตัวเองได้น่าสนใจ จนปัจจุบันมีคนติดตามกว่า 2 แสนคน

ก่อนจะนำทั้งประสบการณ์ตรง และแนวคิดต่างๆที่ศึกษามาเพื่อการจัดการและพัฒนาคนยุคใหม่ โดยมีเป้าหมายเพื่อนำองค์กรไปสู่ความสำเร็จ มาเล่าให้ฟังกันในเซสชั่นนี้

 

อุปสรรคของการเปลี่ยนแปลง

เป็นเรื่องปกติที่จะก่อนจะประสบความสำเร็จ ก็ย่อมต้องมีอุปสรรค

ในงานวิจัยของ Haward Business Review พบว่า 7 ใน 11 ของอุปสรรคต่อการเปลี่ยนแปลงในองค์กร คือ “คน” นี่เอง และหนึ่งในเหตุผลสำคัญ ก็คือ “อคติ”

คุณรวิศ อธิบายว่าโดยปกติแล้ว มนุษย์เราชอบ labeling (จัดหมวดหมู่) โดยอัตโนมัติ เพราะการจะพิจารณาคนคนหนึ่งว่าดี หรือ ไม่เก่ง ฯลฯ ทุกๆครั้งที่เจอกัน มันเปลืองพื้นที่สมองเกินไป คนจึงเรียนรู้ที่จะตัดสินคนอย่างรวดเร็ว และจัดหมวดหมู่ให้คนคนนั้นเลย

อีกอคติที่มักมาด้วยกัน คือ Confirmation bias กับ The Halo effect

Confirmation bias นั้น อธิบายง่ายๆ ก็คือ พอเราเชื่ออะไรสักอย่าง เราก็จะหาเหตุผลมาสนับสนุนมัน ไม่ว่าจะจริงหรือไม่ก็ตาม

เช่นคนที่เชื่อว่าโลกแบน ก็จะหาหลักฐานสารพัด มาสนับสนุนว่าโลกแบน

ส่วน The Halo effect คือ การใช้ลักษณะเด่นอย่างหนึ่ง มาตัดสิน ว่าคนๆนั้นน่าจะเป็นอย่างไร เช่น คนพูดภาษาอังกฤษได้คล่อง คือคนเก่ง เป็นต้น

 

ปัจจัย 3 ข้อในการเปลี่ยนแปลง

นอกจากเรื่อง Bias แล้ว เรื่องของ Engagement ก็เป็นปัญหาขององค์กรเช่นกัน

จากผลการวิจัยของ McKinsey พบว่า กว่า 66% ของ Senior Manager ไม่รู้ว่า Top priority ของบริษัทตัวเองคืออะไร และ 1 ใน 3 ของพนักงานไม่รู้ว่า ทำไมบริษัทต้องพูดถึงการเปลี่ยนแปลง

ถึงนี่จะเป็นยุคที่การเปลี่ยนแปลงต่างๆเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว แต่การจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรต่างๆ ยังตามไม่ทัน

ฉะนั้น ถ้าเราจะสร้างความเปลี่ยนแปลงในองค์กรให้เกิดขึ้น ก็ต้องอาศัยสามปัจจัยสำคัญ คือ

  • การบริหาร
  • การพัฒนา
  • การสื่อสาร

การบริหาร
ในที่นี้ คุณ รวิศ แนะนำว่าสิ่งแรกที่ควรทำ คือเริ่มจากการบริหารตัวเองก่อน เพราะหากจัดการตัวเองไม่ได้ ก็คงคาดหวังการเปลี่ยนแปลงจากคนอื่นได้ยาก

ส่วน 3 เรื่องในองค์กรที่ควรจัดการที่สุด คือ time / talent / energy นั้น เรื่องแรกที่ควรทำ ก็คือ เวลา

การแบ่งเวลาทำงานที่คุณ รวิศ แนะนำ คือการแยกออกเป็นประเภทต่างๆ 6 แบบตามนี้
1) Core Responsibility คือ ความรับผิดชอบหลักที่ได้รับมอบหมายจากองค์กร
2) Managing People คือการจัดการทีม
3) Personal Growth คือการพัฒนาตัวเอง
4) Crisis and Fires คือ งานด่วน งานเร่ง งานไฟไหม้
5) Free time คือ เวลาว่างเวลาพักผ่อน
6) Administrative คือ งานแอดมินต่างๆ เช่นการส่งอีเมล

ก่อนจะเริ่มการบริหารเวลา ให้ลองทำตารางดูว่า ในหนึ่งสัปดาห์ เราใช้เวลาไปกับงานแต่ละแบบมากน้อยแค่ไหน และจัดการให้สมดุล เพราะถ้างานประเภท Crisis and Fires มีมาก จนกินเวลา Personal Growth เท่ากับว่าคุณต้องรับมือกับปัญหาเร่งด่วนมาก จนไม่มีเวลาได้พัฒนาตัวเองเลย

คำถามคือจะแบ่งเวลายังไงให้มีประสิทธิภาพ?

กฎของพาร์กินสัน (Parkinson’s Law) กล่าวไว้ว่า “งานจะขยายไปตามเวลาที่อนุญาตให้มันทำ” พูดง่ายๆ เช่น สมัยเรียน ถ้าอาจารย์ให้เวลาทำการบ้าน 1 เดือน กับ 3 คืน เราก็ใช้เวลาทำ 3 คืนเท่ากัน แต่ถ้าให้เวลาแค่คืนเดียว เราก็ทำเสร็จได้

เราจึงควรจัดเวลาให้งานประเภทนั้นๆ เท่าที่เราคิดว่ามันจำเป็นต้องใช้จริงๆ อย่างที่เราต้องการให้เป็น และสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร แต่ก็ต้องไม่แน่นจนเกินพอดี

หนึ่งในวิธีการแบ่งที่ช่วยให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น ก็คือการแบ่งเป็น 4 ช่องแบบ Priority Matrix ประกอบด้วย
Q1 เรื่องสำคัญ และด่วน
Q2 เรื่องสำคัญ แต่ไม่ด่วน
Q3 เรื่องไม่สำคัญ แต่ด่วน
Q4 เรื่องไม่สำคัญ และไม่ด่วน

การจัดการเวลาที่ดี คือทำอย่างไรก็ได้ ให้มีปริมาณงานใน Q2 มากที่สุด โดยเฉพาะใน 3 ข้อแรก ซึ่งก็คือ Core Responsibility, Managing People และ Personal Growth

ขณะที่ Crisis and Fires ควรจัดให้อยู่ใน Q1 และ Administrative อยู่ใน Q3 เพื่อที่เราจะได้เคลีร์เรื่องพวกนี้ให้เสร็จเร็วที่สุด ส่วน Free Time ควรจะไว้เป็นเรื่องสุดท้าย คือ Q4 คือทำหลังจากหมดหน้าที่ใน 3 อย่างแรกแล้ว

การพัฒนา
การพัฒนานวัตกรรมนั้นเป็นไปได้หลายทาง แต่ก่อนจะใช้เทคโนโลยีใหม่ๆได้ดี ควรจะต้องเริ่มจากการที่ผู้ใช้มี innovation mindset เป็นอันดับแรก

ในความคิดของคุณ รวิศ ก็คือการจัดการและเรียนรู้จากความล้มเหลวนั่นเอง

การล้มเหลวไม่ใช่ต้องจบลงด้วยบทลงโทษเสมอไป บางครั้งก็ต้องดูตามจุดประสงค์ และเจตนาของผู้ทำ ซึ่งจะเกิดขึ้นได้ ต่อเมื่อเข้าใจบริบทและสิ่งที่ได้มาจากการล้มเหลวนั้นๆ

สมมติ ระหว่าง พนักงานประมาท สูบบุหรี่ในคลังเก็บสินค้าไฟไหม้ไป 1 ล้านบาท กับพนักงานที่พยายามเสนอวิธีการทำการตลาดแบบใหม่ ใช้งบทดลองไป 1 ล้านบาทเช่นกันแต่ล้มเหลว

จะเห็นว่า บริษัทเสียเงินไป 1 ล้านบาทเหมือนกันก็จริง แต่ผลที่ได้มา ต่างกันโดยสิ้นเชิง ในความล้มเหลวแต่ละครั้งจึงต้องเรียนรู้และหาวิธีรับมือกับความล้มเหลวที่แตกต่างกันไป

การสื่อสาร
ในมุมของคุณ รวิศ การสื่อสารที่ดี ไม่ใช่แค่ส่งสารให้ผู้รับสารได้ แต่ต้องมีองค์ประกอบสำคัญ 4 อย่างด้วย จึงจะนำการเปลี่ยนแปลงมาสู่องค์กรได้ ดังนี้

1. การสื่อสารต้องโปร่งใส ไม่มี hidden agenda เพื่อให้คนในองค์กรรู้สึกถึงความเป็นธรรม

2. สื่อสารให้คนในองค์กรเห็นถึง Impact ของสิ่งที่ทำ
ตัวอย่างที่น่าสนใจในเรื่องนี้ คือ การทดลองของ Adam Grant ที่เห็นว่าพนักงานติดต่อขอรับบริจาคของ Wharton School มีอัตราการลาออกสูง Grant ใช้วิธีแบ่งพนักงานเป็นสองกลุ่ม

กลุ่มแรกให้ไปฟังผู้บริหารพูดว่า การบริจาคเงินนั้นสำคัญขนาดไหน ซึ่งเมื่อกลับมา ผลคือไม่มีความเปลี่ยนแปลงใดๆเกิดขึ้น

แต่กลุ่มที่สอง ที่ให้ไปคุยโดยตรงกับนักเรียนด้อยโอกาสที่ได้ทุนไป ว่าเด็กชีวิตเปลี่ยนไปอย่างไร มีความฝันอะไร ได้ทำตามฝันแล้ว กลับมาเป็นหมอช่วยเหลือคนในชุมชนเป็นต้น เมื่อกลับมาทำงาน กลุ่มนี้ทำยอดการบริจาคโดยเฉลี่ยเพิ่มขึ้นถึง 300% เพราะรู้ถึงคุณค่าของงานที่ตัวเองทำ

3. การให้ความสำคัญแก่คนที่ทำงานอยู่ (recogniton)
ในข้อนี้ คือการสร้างให้คนรอบข้างในองค์กร เช่น เพื่อนร่วมงาน หัวหน้า ลูกน้อง ฯลฯ เห็นคุณค่าในสิ่งที่คนๆนั้นทำ

4. สุดท้าย คือการตามหา Higher Meaning คือเชื่อมโยงงานทุกอย่างของแต่ละคนเข้ากัน เพื่อให้เห็นเป้าหมายใหญ่ขององค์กรให้ได้นั่นเอง

นอกจากองค์ประกอบ 4 อย่างนี้ ยังมีอีกเครื่องมือที่สำคัญเช่นกัน คือ Feedback เพราะถ้าสามารถสร้างให้แก่นขององค์กรมี Feedback ได้ การทำงานก็จะยิ่งแข็งแรงขึ้นหลักการพื้นฐานของ Feedback ก็คือ
1. ต้องบ่อยเพียงพอ
2. ต้องมีผลลัพธ์ที่อยากได้ ช่วยให้เกิดแนวทางการพัฒนาที่ชัดเจน
3.ต้องเป็น Two way Communication คือต้องทำทั้งสองฝั่ง และต่างฝ่ายต่างยอมรับเงื่อนไขการพัฒนา
4. ไม่ว่าจะให้ feedback กับใคร ต้องเคารพอีกฝ่ายเสมอ

หลายๆประเด็นนั้น ยังสามารถกลับไปฟังเพิ่มเติมใน Podcast ของ Mission To The Moon ได้ด้วย

คุณ รวิศ ยังทิ้งท้ายไว้ว่า การจะสร้างความเปลี่ยนแปลง หรือสร้าง Action plan ให้เกิดขึ้นนั้น

ทุกคนในทีมนั้นต้องมีส่วนร่วม และได้นำเสนอไอเดียของตัวเองลงไปด้วย เพื่อขับเคลื่อนให้เกิดการเปลี่ยนแปลงร่วมกัน

AHEAD ASIA นวัตกรรม ล้ำหน้า