ความยิ่งใหญ่ ณ ปัจจุบัน ของ Amazon.com ไม่ใช่เรื่องบังเอิญ แต่เป็นสิ่งที่ เจฟฟ์ เบโซส มองเห็นและวางแผนไว้ล่วงหน้าแล้ว

แม้หลายครั้ง สิ่งที่ “จารย์เจฟฟ์” ทำ อย่างกฎ “พิซซ่าสองถาด” จะดูแปลก แต่ก็ได้รับการพิสูจน์แล้ว ว่ามันได้ผลดีจริง (อ่านเพิ่มเติมใน พิซซ่าสองถาดของ เจฟฟ์ เบโซส)

เช่นเดียวกับการยกเลิกการพรีเซนเทชั่น ระหว่างประชุมด้วย PowerPoint

เบโซส เคยกล่าวถึงเรื่องนี้ไว้ในงานสัมมนา Forum on Leadership เมื่อปี 2018 ไว้ว่าการตัดสินใจเลิกใช้โปรแกรมพรีเซนเทชั่นยอดนิยมนี้ “เป็นเรื่องฉลาดที่สุด” (smartest thing) ที่บริษัทของเขาเคยทำเลยทีเดียว

ทำไม PowerPoint ไม่โอเค?

“จารย์เจฟฟ์” อธิบายว่าในช่วงแรกๆ Amazon.com ก็ใช้วิธีประชุมแบบเดิมๆเหมือนบริษัทอื่น แต่เขาสังเกตเห็นปัญหาอย่างน้อยๆสองข้อ จากการใช้ PowerPoint เพื่อพรีเซนต์งาน

หนึ่งคือ ทุกครั้งระหว่างที่หัวหน้าทีมหรือผู้บริหารระดับรองๆลงไปกำลังพรีเซนต์งาน ผู้บริหารระดับสูงจะพูดขัดขึ้นมา และชิงถามคำถามซึ่งมีคำตอบรออยู่แล้วในสไลด์ชุดท้ายๆ ทำให้การพรีเซนต์ขาดความต่อเนื่อง และเสียเวลาในการประชุมไปเปล่าๆ

และสอง เขารู้สึกว่าเนื้อหาที่อยู่บนสไลด์นั้น เป็น “ข้อมูลที่คลุมเครือ” เพราะมีการตัดทอนบางส่วนออกไป เพื่อให้ดูกระชับ ซึ่งเป็นเรื่องของความสวยงาม น่าอ่าน มากกว่าความถูกต้องจริงๆ

บันทึกหกหน้า

ทางแก้ของ เบโซส คือใน 30 นาทีแรกของการประชุม ทุกคนที่เข้าร่วมจะต้องอ่าน และทำความเข้าใจ บันทึก (memo) จำนวนหกหน้า ที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับเรื่องที่จะพูดคุยกัน

“เพื่อให้เกิดบริบทที่เหมาะสมกับการหารือที่ดี” ตามที่ “จารย์เจฟฟ์” ว่าไว้

เบโซส ยอมรับว่าการเขียนบันทึกนั้น ยากกว่าการทำพรีเซนเทชั่น เพราะบังคับให้ผู้เขียนต้องใช้ความคิดมากกว่าเดิมในการเรียบเรียง

แต่ก็มีข้อดีกว่าในแง่ของการให้ข้อมูลที่ครบถ้วน โดยไม่มีการตัดทอนออกไป

“มันมีกิริยา ประโยค หัวข้อต่างๆ และย่อหน้าที่มีใจความครบถ้วนสมบูรณ์”

ยังมีเหตุผลรองรับอื่นๆ ที่ เบโซส เชื่อว่าบันทึกนั้นให้ข้อมูลได้ดีกว่าคือ

– สามารถระบุข้อมูลที่เป็น fact ได้จริงๆ แบบตรงไปตรงมา โดยที่ผู้เขียนไม่ต้องกลัวว่าจะตกเป็นเป้า เพราะ “จะไม่มีการเขียนชื่อว่าใครเป็นคนเขียน เพราะเป็นบันทึกที่สมาชิกในทีมทุกคนรับผิดชอบร่วมกัน”

– ตัวบันทึกจะต้องมีการขัดเกลาและแก้ไขตลอดเวลา ระหว่างคนในทีมที่ทำงานร่วมกัน ซึ่งอาจใช้เวลาหลายวัน หรืออาจเป็นสัปดาห์ รวมถึงต้องย้อนกลับมาอ่านทวนเพื่อแก้ไขใหม่อีกครั้งเมื่อสมองปลอดโปร่งแล้ว

และที่สำคัญที่สุด คือเป็นการบังคับให้ผู้บริหารระดับสูง “เข้าใจ” บริบทของเรื่องที่จะคุย ตรงกันกับทีมปฏิบัติการ จะได้ไม่ต้องเสียเวลาถาม “คำถามที่ไม่จำเป็น”

“ปกติ งานแต่ละคนจะยุ่งมากอยู่แล้ว ฉะนั้น เราจึงต้องหาวิธีที่ทำให้ทุกคนได้เข้าใจเรื่องตรงกันด้วยการอ่านบันทึก”

ประชุมเงียบ

การให้ทุกคนนั่งอ่านข้อมูลจากบันทึกใน 30 นาทีแรกของการประชุม มีชื่อเรียกอีกอย่างว่า silent meetings ซึ่งก็ไม่ใช่ Amazon.com เจ้าเดียวที่ใช้วิธีนี้

แจ็ค ดอร์ซีย์ ซีอีโอของ Twitter และ Square เองก็ชอบวิธีนี้เช่นกัน

ใน 10 นาทีแรกของการประุชุมของ Twitter ทุกคนจึงต้องนั่งอ่านเอกสารที่ปรากฎบน Google Doc ไปพร้อมกันแบบเงียบๆ จากนั้น จึงค่อยเปิดโอกาสให้แต่ละคนได้แสดงความเห็นถึงเรื่องที่เพิ่งอ่านไปทีละหัวข้อ ทีละหน้า

“วิธีนี้นอกจากเราจะเข้าประชุมจากที่ต่างๆโดยไม่ต้องมานั่งด้วยกันแล้ว ยังช่วยให้การคิดหาคำตอบแบบ critical thinking เร็วขึ้นด้วย”

เรียบเรียงจาก

Jeff Bezos: This is the ‘smartest thing we ever did’ at Amazon

Why Jeff Bezos makes Amazon execs read 6-page memos at the start of each meeting

อ่านเพิ่มเติม (อ่านแบบผู้ชายที่รวยที่สุดในโลก เจฟฟ์ เบโซส แห่ง Amazon.com)

AHEAD ASIA นวัตกรรม ล้ำหน้า

เบโซส ยังรั้งเบอร์หนึ่งรวยที่สุดโลก ไคลี เจนเนอร์ ทุบสถิติบิลเลียนแนร์อายุน้อย