การ์ทเนอร์ บริษัทวิจัยและที่ปรึกษาชั้นนำ แนะผู้บริหารด้านสารสนเทศ หรือซีไอโอ ควรให้น้ำหนักกับแผนการดำเนินงานระยะสั้น 3 ข้อ เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นในการดำเนินธุรกิจ ระหว่างการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรนา หรือ โควิด-19 เพื่อการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องขององค์กร

การระบาดของ โควิด-19 อย่างรวดเร็วและต่อเนื่อง กำลังนำไปสู่ภาวะชะงักงันของภาคธุรกิจทั่วโลก ทางออกที่ แซนดี้ เฉิน ผู้อำนวยการฝ่ายวิจัยอาวุโสของ การ์ทเนอร์แนะนำ คือการใช้ช่องทางดิจิทัลให้เกิดประโยชน์สูงสุด

“นี่คือการปลุกให้องค์กรต่างๆ ที่เคยโฟกัสการดำเนินงานแบบวันต่อวัน หันมาให้ความสำคคัญกับการทำธุรกิจแบบดิจิทัลและเตรียมแผนความยืดหยุ่นการทำงานในระยะยาว”

คำแนะนำจาก เฉิน คือซีไอโอควรมุ่งเน้นไปที่แผนระยะสั้น 3 ประการ เพื่อสนับสนุนลูกค้า พนักงาน และสร้างความเชื่อมั่นว่าการปฏิบัติงานจะเป็นไปอย่างต่อเนื่อง

#1
ทำงานร่วมกันผ่านเครื่องมือดิจิทัล

มาตรการกักกันต่าง ๆ และข้อจำกัดการเดินทางที่ออกโดย องค์กรและหน่วยงานรัฐ คือเหตุผลหนึ่งที่ทำให้ธุรกิจอยู่ในภาวะหยุดชะงัก

สำหรับองค์กรที่ยังไม่มีระบบทำงานแบบระยะไกล ซีไอโอ อาจมองหาโซลูชั่นชั่วคราวมาใช้ เพื่อแก้ไขสถานการณ์แบบระยะสั้น เช่น การสื่อสารกันผ่าน instant messenger ระบบการแชร์ไฟล์หรือการประชุม และการเปิดให้เข้าถึงแอปพลิเคชันขององค์กร เช่น ระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) และระบบจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM)

แต่ทั้งหมดนี้ ก็ต้องทำโดยผ่านกระบวนการทบทวนความปลอดภัยทั้งหมดด้วย เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดปัญหากับแอปพลิเคชันและข้อมูลของบริษัทในภายหลัง

การที่พนักงานบางส่วนต้องทำงานนอกสถานที่ แปลว่าองค์กรต้องพร้อมรับมือปัญหาการขาดแคลนพนักงานที่ดูแลงานขั้นพื้นฐาน

เพื่อการนี้ ซีไอโอต้องทำงานร่วมกับหัวหน้าทีมต่าง ๆ เพื่อวางแผนกำลังคน เช่นการระบุพื้นที่บริการต่าง ๆ ที่มีความสำคัญต่อองค์กร โดยซีไอโอต้องเข้าใจด้วยว่า เทคโนโลยีดิจิทัล อย่าง AI สามารถนำมาใช้ในการทำงานอัตโนมัติได้อย่างไร เช่น ใช้ในการคัดกรองผู้สมัครและให้บริการลูกค้า

#2
ใช้ช่องทางดิจิทัลเป็นหลักในการสื่อสารกับลูกค้าและพันธมิตร

ปัจจุบัน หลายองค์กรนำแพลตฟอร์มดิจิทัลมาใช้ติดต่อสื่อสารกับลูกค้า เช่น เว็บไซต์ แอปพลิเคชัน ออนไลน์มาร์เก็ตเพลส หรือ โซเชียลมีเดีย ฯลฯ

คำแนะนำจาก เฉิน ในสถานการณ์ที่คนจำนวนมากพยายามหลีกเลี่ยงการพบปะผู้คนด้วยกัน เพื่อลดความเสี่ยงในการติดเชื้อ คือองค์กรควรเปิดโอกาสให้ลูกค้าได้ลองบริการตนเองผ่านช่องทางออนไลน์ อย่าง สมาร์ทโฟน ตู้คีออส หรือใช้ระบบตอบสนองอัตโนมัติด้วยเสียง (IVR) ในช่องทางต่างๆแทน

“มูลค่าของช่องทางดิจิทัลจะเพิ่มขึ้น เมื่อความต้องการของตลาดลดลง ปัจจุบันที่ผู้คนเชื่อมั่นในแพลตฟอร์มออนไลน์มากขึ้นในการซื้อสินค้าในชีวิตประจำวัน องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากช่องทางเหล่านี้ เพื่อชดเชยการหายไปของปริมาณความต้องการซื้อสินค้าบางส่วน”

“องค์กรสามารถสร้างเพจ หรือ บัญชีอย่างเป็นทางการ เพื่อสร้างยอดขายผ่านออนไลน์ได้ โดยควรพัฒนาหรือปรับปรุงผลิตภัณฑ์ เพื่อให้เหมาะสมสำหรับการขายผ่านช่องทางดิจิทัลด้วย”

#3
มีแหล่งข้อมูลหลักที่เชื่อถือได้ให้พนักงาน

ข้อมูลที่สร้างความสับสน หรือการขาดหลักฐานสนับสนุน มีโอกาสที่จะทำให้เกิดการตัดสินใจผิดพลาด และสร้างความกังวลให้แก่พนักงาน แต่องค์กรสามารถลดความกังวลนี้ได้ ด้วยการใช้ประโยชน์จากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ ทั้งในเรื่องการตัดสินใจ และแจ้งความคืบหน้าของสถานการณ์ต่อพนักงาน

“องค์กรควรคัดสรรข้อมูลจากแหล่งที่มาภายในและภายนอกองค์กร เพื่อให้คำแนะนำแก่พนักงานนำไปปรับใช้ แหล่งข้อมูลเหล่านี้ มีตั้งแต่ข่าวสารของหน่วยงานรัฐ องค์กรด้านสาธารณสุขระหว่างประเทศ เช่น องค์การอนามัยโลก (WHO)”

ผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคลและฝ่ายการสื่อสารองค์กร จะมีบทบาทสำคัญในการตรวจสอบเนื้อหา และช่วยตีความนโยบายต่าง ๆ ของบริษัท

เฉิน กล่าวเพิ่มเติมว่า “องค์กรควรจัดทำเว็บไซต์ แอปพลิเคชัน หรือ สายด่วนเพื่อแบ่งปันข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ และสนับสนุนให้พนักงานใช้แพลตฟอร์มเหล่านี้ เพื่อแจ้งสถานะสุขภาพต่อบริษัท ขอความช่วยเหลือและขอรับการดูแลพิเศษในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉินได้”

เรียบเรียงจาก

Coronavirus Outbreak: Short and Long-term Actions for CIOs

Gartner “Overcoming COVID-19 Through Pandemic Preparedness.”

ผู้สนใจ ยังสามารถชมบทวิเคราะห์และการนำเสนอแนวทางรับมือเพิ่มเติม ผ่าน webinar ของ การ์ทเนอร์ ในหัวข้อ “Coronavirus Outbreak: CIOs’ Short- and Long-term Actions,” ในวันที่ 24 มีนาคม เวลา 11AM ET (ตามเวลาท้องถิ่นในประเทศสหรัฐอเมริกา หรือราว 22:00 น. ตามเวลาในประเทศไทย)

อ่านเพิ่มเติม

3 บทเรียนจากจีน เมื่อเทคโนโลยีถูกใช้รับมือวิกฤตโควิด-19

เด็กอเมริกันสร้างเว็บอัพเดทข่าวโควิด-19เรียลไทม์ ผู้ใช้งานกว่า12ล้าน

AHEAD ASIA นวัตกรรม ล้ำหน้า