ไวรัสโควิด-19 กลายเป็นตัวเร่งปฏิกิริยาให้เทรนด์การทำงานจากบ้านมาถึงเราเร็วกว่าที่คิด จนแอปพลิเคชั่นสำหรับวิดีโอคอนเฟอเรนซ์อย่าง Zoom เป็นที่รู้จักทั่วโลกในเวลาสั้นๆ แต่การมาถึงแบบไม่ทันตั้งตัว ก็ทำให้เกิดปัญหามากมายในการปรับตัวกับวิถีการทำงานแบบใหม่นี้

และนี่คือคำแนะนำเล็กๆน้อยๆ ที่จะช่วยให้การประชุมผ่าน วิดีโอคอล ของคุณในครั้งต่อๆไป ราบรื่นขึ้น

#1
ทดสอบระบบให้พร้อม

ปัญหาใหญ่อันดับหนึ่งของการประชุมแบบวิดีโอคอล คือคุณภาพของสัญญาณ เพราะถ้าคุณไม่เห็นหรือไม่ได้ยินคนอื่นๆที่เข้าร่วม มันจะกลายเป็นกิจกรรมที่เปล่าประโยชน์ทันที

ทางที่ดี คุณควรกลับไปตรวจสอบอุปกรณ์ของคุณก่อน ว่าพร้อมแล้วรึยัง?

– ภาพต้องได้
ก่อนอื่นควรเทสต์ว่าเว็บแคมของคุณทำงานได้ปกติรึเปล่า ถ้าคุณเป็นสาย Mac ให้เปิดแอพ Photo Booth หรือถ้าคุณใช้ Windows ให้คลิกที่ปุ่ม Start แล้วเลือกไปที่ Camera

จากนั้นให้ลองเช็กภาพที่ปรากฎดู ทั้งเรื่องแสงภายในห้องที่ควรจะสว่างพอ มุมกล้องที่เหมาะกับใบหน้าของคุณ และที่ขาดไม่ได้คือเรื่องแบ็กกราวด์ พยายามหาผนังโล่งๆให้ดูสะอาดตาเข้าไว้ แทนที่จะเป็นลังเบียร์ หรือกองเสื้อผ้าที่สุมๆกันไว้และยังไม่ได้ซัก

– เสียงต้องมา
เช็คให้ชัวร์ว่าหูฟังที่คุณจะใช้มีไมค์แบบบิลท์-อินมาด้วยรึเปล่า หรือต้องซื้อเพิ่ม

แต่อย่าคาดหวังอะไรมากกับไมโครโฟนที่ติดตั้งมาในแล็ปท็อป เพราะส่วนใหญ่แค่ติดตั้งมาเพื่อให้รู้ว่ามีเท่านั้น

ทางที่ดีให้คุณลองวิดีโอคอลกับเพื่อนดูก่อนว่าเสียงที่ออกมาเป็นยังไง แล้วค่อยหาวิธีปรับแต่งให้พร้อมสำหรับตอนใช้งานจริง

– อินเตอร์เน็ตต้องไว
ถึงเรากำลังจะเข้าสู่ยุค 5G แล้ว แต่อินเทอร์เน็ตประเภทไฟเบอร์ออปติค ก็ยังจำเป็น โดยเฉพาะในการใช้งานลักษณะนี้

ข้อควรระวังคือเมื่อทุกคนต้องทำงานจากบ้านเหมือนกัน มีโอกาสที่คนในละแวกใกล้เคียง จะแย่งแบนด์วิธกัน ทำให้ความเร็วช้าลง

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ อินเทอร์เน็ตที่บ้านคุณควรมีความเร็วไม่ต่ำกว่า 20 megabits ต่อวินาที ถ้าไม่แน่ใจ ให้ลองทดสอบกับเว็บไซต์ speedtest.net และรีบปรับเพิ่ม ถ้ามันช้าเกินกว่าจะใช้งานได้จริง

#2
ตั้งค่าไมโครโฟนเป็นเงียบ (mute) ในการประชุมกลุ่ม

อาจฟังดูทะแม่งๆซักหน่อย แต่การตั้งค่า mute ก่อนเริ่มการประชุมกลุ่ม จะช่วยป้องกันไม่ให้เสียงไม่พึงปรารถนา เช่น หมาเห่า หรือลูกร้อง หลุดเข้าไปในที่ประชุมได้

ฟีเจอร์นี้ถูกใส่ไว้ในแอปวิดีโอคอนเฟอเรนซ์หลักๆ อย่าง Zoom หรือ Google Hangouts แล้ว เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะเปิดไมค์ เฉพาะเวลาที่คุณจำเป็นต้องพูดเท่านั้น

ในบางสถานการณ์ คุณยังสามารถปิดกล้องหน้าไว้จนกว่าจะถึงเวลาพูดได้ด้วย เพราะมันไม่จำเป็นเสมอไปที่คุณจะต้องนั่งนิ่งๆตลอดเวลาอยู่หน้ากล้อง เพียงเพื่อให้คนอื่นรู้ว่าคุณเข้าร่วมประชุม

#3
เตรียมอาณาเขตเฉพาะไว้

ถึงคนในครอบครัวจะสำคัญแค่ไหน แต่คงไม่เหมาะเท่าไหร่ ถ้าระหว่างวิดีโอคอล คนอื่นๆในที่ประชุมจะเห็นแมวขึ้นมาคลอเคลียคุณบนโต๊ะ หรือมีแบ็คกราวด์เป็นลูกๆคุณวิ่งเล่นอยู่

หลายคนอาจไม่มีพื้นที่ส่วนตัวสำหรับทำงานจริงๆ ทางที่ดีที่สุดคือหามุมที่กล้องเว็บแคมจะถ่ายติดผนังโล่งๆเป็นแบ็คกราวด์ให้คุณ และไม่ควรลืมหูฟังที่เป็นอุปกรณ์สำคัญในการทำวิดีโอคอลด้วย

#4
มีวาระการประชุมที่ชัดเจน

การประชุมแบบปกติที่บริษัทฯ บางครั้งมีนัยยะอื่นแฝงอยู่ด้วย เช่นการสร้าง engagement ระหว่างคนที่ทำงานด้วยกัน

แต่การทำวิดีโอคอลนั้นต่างออกไป เพราะแต่ละคนไม่ได้นั่งอยู่ใกล้กัน จึงควรเน้นไปที่สาระสำคัญในการประชุม เพื่อให้จบเร็วที่สุด และแยกย้ายไปทำงานต่อ

ทางที่ดีคือการวางวาระประชุมที่ชัดเจน และปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด หรือก่อนเริ่มประชุม อาจมีการส่งคำถามให้แต่ละคนเตรียมไว้ก่อน

#5
อย่าแอบเล่นแอปอื่น

หากคุณมีความจำเป็นอื่นที่สำคัญกว่าการทำวิดีโอคอลครั้งนั้น ก็ควรแจ้งต่อคนอื่นๆ เพื่อขอออกจากการประชุมก่อน ดีกว่าที่จะนั่งต่อไปโดยไม่โฟกัสกับเรื่องที่คุยกัน

เพราะหากคุณฝืนนั่งต่อ และคิดว่าเปิด Twitter หรือ Facebook ขึ้นมาอ่าน คงไม่มีใครรู้ นั่นเป็นความคิดที่ผิด เพราะแอปวิดีโอคอนเฟอเรนซ์หลายๆตัว รวมถึง Zoom จะแจ้งเตือนให้ผู้จัดการประชุมรู้ได้ ว่าคุณแอบเปิดแอปอื่นเพื่อฆ่าเวลา

#6
จำกัดการทำวิดีโอคอลให้น้อยที่สุด

ในสถานการณ์ปกติ บางบริษัทอาจเรียกประชุมบ่อยและต่อเนื่อง แต่เมื่อต้องปรับรูปแบบเป็นแยกย้ายกันทำงานจากบ้าน

คำแนะนำจาก เจสัน ฟรายด์ ผู้ก่อตั้ง Basecamp บริษัทซอฟต์แวร์ด้านเครื่องมือสำหรับการทำงานระยะไกล แนะนำว่าให้พยายามประชุมผ่าน วิดีโอคอล ให้น้อยที่สุด

เหตุผลคือการทำวิดีโอคอลจากบ้านแต่ละครั้ง มีเงื่อนไขมากมาย ทั้งการเตรียมอุปกรณ์ รวมถึงเคลียร์ความวุ่นวายที่อาจเกิดขึ้นจากสมาชิกภายในบ้าน

ฉะนั้น ควรสงวนวิดีโอคอลไว้สำหรับเรื่องสำคัญจริงๆ อย่างเช่นการหารือเกี่ยวกับเอกสารที่ทุกคนต้องอ่าน การพรีเซนต์ หรือพิทช์โครงการ มากกว่าการพูดคุยทั่วไป

ฟรายด์ ยังเสริมว่า ถ้าในสถานการณ์นั้น ผู้เข้าร่วมรู้สึกว่าไม่เหมาะที่จะทำวิดีโอคอล ก็ไม่จำเป็นต้องฝืนทำก็ได้

เพราะหลายคนมักติดนิสัยการถือโทรศัพท์เดินไปเดินมา ระหว่างการคุย โดยเฉพาะการคุยกันแบบตัวต่อตัว ขอเพียงแค่เป็นการพูดคุยที่เกิดผล เครื่องมือที่ไม่ได้พึ่งเทคโนโลยีทันสมัยก็ใช้งานได้เช่นกัน

เรียบเรียงจาก
The Dos and Don’ts of Online Video Meetings

อ่านเพิ่มเติม

5 ปัญหาการทำงานจากบ้านที่คุณต้องเจอ

Instagram ดัน ‘Co-Watching’ ฟีเจอร์ใหม่คลายเหงาช่วง #SocialDistancing

10 เทรนด์ผู้บริโภคที่จะเปลี่ยนหลังวิกฤตโควิด-19

AHEAD ASIA นวัตกรรม ล้ำหน้า