เมื่อไหร่ที่เราบอกว่า “ไม่มีเวลา” จริงๆแล้ว ปัญหาใหญ่น่าจะเกิดจากการตัดสินใจไม่ดีของเราเองมากกว่า

ให้ลองนึกถึงตอนใช้เงิน หลายคนอาจจะคิดแล้วคิดอีกเพื่อให้คุ้มค่าที่สุด แต่พอเป็นเรื่องเวลา กลับไม่ค่อยให้ความสำคัญ

ทั้งที่จริงๆ เวลานั้นหายากกว่า เพราะมันไม่สามารถเรียกคืนกลับมาได้

แม้แต่ บิล เกตส์ ยังเคยกล่าวว่าเขามักจะมอบงานยากๆให้คนขี้เกียจทำ เพราะคนพวกนี้ มักจะหาวิธีดีๆมาช่วยให้ตัวเองสบายขึ้น และนี่คือ 5 ไอเดียในการทำงาน ที่จะช่วยให้คุณกลับมามีเวลามากขึ้น

#1
งานซ้ำซาก โยนให้ระบบอัตโนมัติทำ

ที่จริง เดี๋ยวนี้งานหลายประเภทสามารถปล่อยให้ระบบอัตโนมัติทำแทนได้ แต่กลับไม่ค่อยมีคนเลือกใช้วิธีนี้ ทั้งที่หลายๆ โปรแกรมถูกพัฒนาให้ทำงานได้ดี และราคาถูกกว่าจ้างคนทำด้วยซ้ำ

ลองดูตัวอย่างเครื่องมือง่ายๆ พวกนี้ ที่น่าจะช่วยให้งานของคุณเบาลงได้ (ส่วนใหญ่ที่เลือกมาให้ จะเป็นแบบทดลองฟรี โดยไม่ต้องใส่ข้อมูลบัตรเครดิต)

เช่น Repurpose.io ที่สามารถปรับเนื้อหาคอนเทนต์ของคุณ ให้ใช้งานได้บนทุกแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย

Calendly.com เครื่องมือสำหรับจัดตารางนัดหมายต่างๆ โดยไม่ต้องมีการส่งอีเมลย้อนกลับไปกลับมาหลายรอบ เพื่อไม่ให้เกิดความสับสน

HootSuite เครื่องมือจัดการโซเชียลมีเดียแบบครบวงจร ทั้งตั้งเวลาโพสต์ ตอบคำถาม วัดผล ฯลฯ

โปรแกรมที่เชื่อมต่อทุกแอปพลิเคชั่นในการทำงานของคุณเข้าด้วยกัน เพื่อช่วยจัดการเวิร์คโฟลว์ เช่น Zapier.com หรือ IFTTT.com

#2
ถ้าระบบทำแทนไม่ได้ เอาท์ซอร์สให้คนนอก

ส่วนงานบางประเภท อาจจะยังแทนด้วยระบบอัตโนมัติทดแทนไม่ได้ แต่ถ้าเป็นงานประเภทที่มีความเสี่ยงต่ำ ไม่ซับซ้อน แต่ยังต้องทำซ้ำๆ

ทางที่ดีคือหาคนทำแทน หรือจ้างเอาท์ซอร์สให้รับผิดชอบ

คำแนะนำจาก นาวาล รวิกานต์ ผู้ก่อตั้ง AngelList คือให้ลองคิดว่าในเวลาหนึ่งชั่วโมง คุณควรได้รับค่าแรงเท่าไหร่ และถ้ารายได้จากงานที่อยู่ตรงหน้า น้อยกว่าที่คุณตั้งไว้ ก็ไม่ต้องไปสนใจ

ข้ออ้างของหลายๆคนในการไม่ทำเอาท์ซอร์ส คือ ไม่มีเวลาหาคนที่ไว้ใจได้ แต่จริงๆแล้ว การสละเวลาเล็กน้อยเพื่อหาคนมาทำงานไม่สำคัญ ถือเป็นการลงทุนประเภทหนึ่ง เพราะสุดท้าย มันจะช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นไปทำในสิ่งที่จำเป็นกว่า

อีกข้ออ้างที่หลายคนมักยกขึ้นมา คืองานนั้นมันใช้เวลาไม่กี่นาที แต่ถ้าคุณให้คุณค่ากับเวลาจริงๆ ลองคิดดูอีกทีว่าหนึ่งปี คุณเสียเวลากับงานนั้นไปเท่าไหร่ ถ้าเอาเวลาตรงนั้นไปใช้ทำอย่างอื่นที่สร้างรายได้ให้คุณมากกว่า จะดีกว่ารึเปล่า?

ลองดู เครื่องมือในการเอาท์ซอร์ส อย่าง GetMagic.com และ TaskRabbit.com ที่ช่วยเรื่องงานวันต่อวัน หรือถ้าเป็นงานที่ต้องใช้ความคิดมากขึ้น ให้ลองหาจาก Freelancer.com กับ Upwork.com

หรือจริงๆแล้ว การจ้างสตาร์ทอัพต่างๆ ที่มาพร้อมกับเทคโนโลยีที่จะช่วยแก้ pain point นั้นๆ ของคุณ ก็เป็นอีกวิธีที่อยู่ในข่ายนี้เช่นกัน

เช่น Daywork ที่เป็นบริการจัดหาคนทำงานพาร์ทไทม์โดยเฉพาะ หรือ QueQ ที่สามารถเข้ามาดูแลระบบจัดคิวของร้านอาหาร หรือโรงพยาบาลแทน ทำให้บุคลากรขององค์กรไม่ต้องมาคอยพะวงกับงานเหล่านี้

#3
สื่อสารถึงกัน แต่ไม่ต้องพร้อมกัน

การนั่งประชุมกันนานๆ ครั้งละสามสี่ชั่วโมงที่หลายบริษัททำกัน เป็นเรื่องเสียเวลาที่ได้ผลตอบแทนกลับมาไม่คุ้มค่า เพราะจริงๆแล้ว หลายคนที่เข้าไปนั่งในห้องประชุมแทบไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้อง หรือมีสิทธิ์ในการออกเสียงใดๆเลย

สมมติเป้าหมายของการประชุมคือการประกาศหรือแจ้งข้อมูลให้รับทราบ มันมีเครื่องมือที่ดีกว่า ที่ไม่รบกวนเวลาคนเหล่านั้นอย่าง อีเมล หรือ การส่งข้อความผ่านแอปพลิเคชั่น อยู่

หรือถ้าต้องการประชุมจริงๆ ทุกคนที่จะเข้าประชุมควรรับทราบข้อมูลล่วงหน้าอยู่แล้ว เพื่อเข้าไปถกกันเพื่อหาคำตอบสุดท้ายจริงๆ ซึ่งน่าจะใช้เวลาแค่ 15-30 นาทีก็มากพอแล้ว

(Amazon คือตัวอย่างของบริษัทที่ทุกคนต้องรับทราบเรื่องที่จะประชุมก่อนเข้าห้อง ผ่านการอ่าน memo ความยาวหกหน้า เพื่อใช้เวลาในการพูดคุยให้น้อยที่สุด ก่อนแยกย้ายไปทำงาน อ่านเพิ่มเติม ที่นี่)

ลองดูเครื่องมือเหล่านี้ ที่จะช่วยให้คุณสื่อสารกับทีมแบบ asynchronous communication ได้ดีขึ้น

#4
เลิกคิดว่าทุกการตัดสินใจ เป็นเรื่องสำคัญ

เจฟฟ์ เบโซส แบ่งการตัดสินใจในทุกๆเรื่องออกเป็นสองประเภท คือ Type 1 และ Type 2

Type 1 คือเรื่องคอขาดบาดตาย มีความเสี่ยงสูง และ Type 2 นั้นตรงกันข้าม ต่อให้คุณทำผิดพลาด ก็ยังสามารถแก้ไขได้ โดยไม่ส่งผลอะไรมากนัก

เบโซส ยังเล่าว่าเรื่องส่วนใหญ่ที่คุณต้องตัดสินใจ มักจะเป็น Type 2 ซึ่งควรใช้เวลาให้น้อยที่สุด เพื่อเริ่มลงมือทำ ยิ่งคุณใช้เวลากับมันน้อยเท่าไหร่ ก็จะยิ่งใช้เวลาในการสื่อสารหรือประชุมน้อยลงเท่านั้น

ถ้าคุณอยากรู้จักวิธีคิดของ เบโซส ให้มากขึ้น ลองดูไอเดียที่ 5 สตาร์ทอัพรุ่นใหม่ ถอดจากบทเรียนที่ผู้ก่อตั้ง Amazon.com ทำไว้ ได้ที่นี่

#5
มัดรวมมาเลยทีเดียว อย่าเสียเวลา

เราพูดกันมาตลอดว่าการทำ Multi-tasking หรือทำอะไรหลายๆอย่างพร้อมกันในเวลาเดียว มักไม่ให้ผลดี แต่นั่นไม่ได้แปลว่าบางอย่างเราจะทำพร้อมกันไม่ได้ ถ้ามันไม่ส่งผลถึงกันและกัน

แคเธอรีน มิลค์แมน นักเศรษฐศาสตร์พฤติกรรมจาก Wharton School โรงเรียนธุรกิจของมหาวิทยาลัยเพนซิลเวเนีย เรียกกระบวนการนี้ว่า Temptation Bundling คือการทำสิ่งที่คุณอยากทำ ไปพร้อมกับสิ่งที่คุณต้องทำ เพื่อสร้างพฤติกรรมเชิงบวก

เช่น สมมติ คุณมีแผนจะออกกำลังกายวันละ 30 นาทีอยู่แล้ว ก็อาจใช้เวลานี้ ดูสารคดีที่ให้ความรู้บน YouTube หรือคุยโทรศัพท์เพื่อตามงานจากคนในทีมก็ได้

ลองกลับไปสำรวจว่าคุณกำลังทำ multitasking รึเปล่า และเรียนรู้ข้อเสียของวิธีนี้ได้ ที่นี่

การเลิกหาข้ออ้างโน่นนี่นั่น และลงทุนเวลาที่คุณมีอย่างจำกัดให้คุ้มค่าที่สุด ด้วยการออกแบบชีวิตส่วนตัวและการทำงานของคุณใหม่ จะนำคุณไปสู่วิถีชีวิตแบบที่ ทิม เฟอร์ริสส์ เจ้าของหนังสือ The 4-Hour Workweek เรียกว่าเป็น “รวยแบบใหม่”

คือมีเวลามากพอ ที่จะใช้ชีวิตมากขึ้น และรู้สึกคุ้มค่าขึ้นนั่นเอง

เรียบเรียงจาก
Productivity Skills to Help You Gain Time Back

AHEAD ASIA นวัตกรรม ล้ำหน้า