ถึงปัจจุบัน หลายบริษัทจะเริ่มทยอยอนุญาตให้พนักงานกลับมาทำงานที่ออฟฟิศได้แล้ว แต่การ ทำงานจากบ้าน หรือจากระยะไกล ก็กลายเป็นมาตรฐานใหม่สำหรับหลายๆธุรกิจไปแล้ว

หนึ่งในนั้นคือ Google ที่ซีอีโอ ซุนดาร์ พิชัย เตรียมขยายเวลาในการ work from home ออกไปจนถึงเดือนกรกฎาคม 2021 เป็นอย่างน้อย

และนี่คือแนวทาง 9 ข้อจากนโยบายของ Google ที่จะช่วยให้การ ทำงานจากบ้าน ของพนักงานในองค์กรของคุณ มีประสิทธิภาพยิ่งกว่าเดิม

#1
ให้ความสำคัญกับการประชุมทีม

เหตุผลคือการประุชุมทีม เป็นการปฏิสัมพันธ์เดียวระหว่างคุณกับเพื่อนร่วมงานในสถานการณ์ที่ต้องแยกย้ายกันไป ฉะนั้น มันจึงควรเป็นตัวเลือกแรกๆในตาราง ต่อให้ไม่มีเรื่องสำคัญหรือเร่งด่วนก็ตาม

การประชุมผ่านวิดีโอคอล คือวิธีที่จะช่วยลดความเข้าใจผิดในการสื่อสารได้ ถ้าเทียบกับการส่งข้อความ เพราะอีกฝ่ายสามารถได้ยินน้ำเสียง สีหน้า หรือภาษากายอื่นๆ

“แต่” อย่าจัดประชุมทีมบ่อยเกินไป จนทำให้สมาชิกแต่ละคนรู้สึกว่าเสียเวลาไปกับการคุยมากจนไม่ได้ทำงานตามกำหนด

อ่านเพิ่มเติม 6 ข้อที่คุณต้องรู้ก่อน ให้การประชุมผ่านวิดีโอคอลราบรื่น

#2
คุยเรื่องส่วนตัวบ้าง

คุณยังอาจใช้การประชุมทีม ในการสร้างความคุ้นเคยกับสมาชิกในทีมบ้าง หรืออาจนัดทานมื้อเช้าหรือเที่ยงแบบออนไลน์ซักสัปดาห์ละหนึ่งถึงสองครั้ง

คำแนะนำอีกข้อจาก Google คือควรใช้คำถามปลายเปิดในการคุยเรื่องส่วนตัว เช่น อาจจะถามว่าเมื่อสุดสัปดาห์ “ไปไหนมา” หรือ “ทำอะไรบ้าง” แทนที่จะถามแค่ว่า “เป็นไงบ้าง”

อ่านเพิ่มเติม 10 Soft Skills ที่คุณต้องมี เพื่อเอาตัวรอดในโลกยุคใหม่

#3
ไม่หายตัวไปไหน

การโฟกัสกับงานที่อยู่ตรงหน้าเป็นเรื่องดี แต่ก็ไม่ควรเพ่งสมาธิกับสิ่งใดสิ่งหนึ่งจนเหมือนคนอื่นๆในทีมไม่มีตัวตน

คำแนะนำจาก Google คือ

  • เปิดกล้องหน้าบนแล็ปท็อปทิ้งไว้ เพื่อให้คนอื่นๆเห็นคุณบ้าง
  • ปิดไมโครโฟนได้ ถ้าเป็นช่วงที่คุณไม่ได้พูดอะไร และกำลังทำงาน
  • ใช้ทั้งภาษาพูด และภาษากายในการพูดคุย อาจมีพยักหน้า หรือตอบรับด้วยประโยคสั้นๆ ให้อีกฝ่ายรู้ว่าคุณกำลังฟังเขาพูดอยู่
  • คว่ำหน้าจอสมาร์ทโฟน และสบตาอีกฝ่ายระหว่างทำงาน

#4
ทำตัวปกติเหมือนตอนเข้าออฟฟิศ

การทำงานจากระยะไกลจะช่วยให้คุณมีเวลาและพื้นที่ส่วนตัวมากขึ้น แต่ Google ก็แนะนำว่าคุณยังควรทำตัวให้เหมือนตอนเข้าออฟฟิศตามปกติ

เช่นทักทายกับเพื่อนด้วยข้อความสบายๆ หรือแชร์รูป/เรื่องสนุกๆ ในตอนเช้า หรือนัดพักทานกาแฟพร้อมกัน เพื่อจะได้คุยเรื่องส่วนตัวบ้างผ่านโปรแกรมวิดีโอคอนเฟอเรนซ์

#5
คำพูดเล็กๆน้อยๆให้เพื่อนร่วมทีมรู้สึกดี

ระยะห่างระหว่างบุคคลที่เพิ่มขึ้นในช่วงนี้ จะถูกหดแคบลง ถ้าคุณเลือกที่จะพูดหรือพิมพ์คำสั้นๆง่ายๆ อย่าง “ขอบคุณ” “เยี่ยมเลย” กับเพื่อนร่วมทีม เพราะทั้งช่วยให้อีกฝ่ายรู้สึกว่ามีตัวตนแล้ว ยังเสริมสร้างความเป็นทีมให้แข็งแรงขึ้นด้วย

#6
กระตุ้นให้เพื่อนร่วมทีมแสดงออกมากขึ้น

การพูดคุยแบบออนไลน์ คือโอกาสที่จะกระตุ้นให้สมาชิกในทีมที่ปกติเป็นคนเก็บตัวหรือไม่ค่อยแสดงออก ได้เสนอความคิดเห็นบ้าง

อีกหนึ่งวิธีที่จะช่วยให้คนอื่นๆรู้สึกว่าคุณใส่ใจ คือการสังเกตสีหน้าท่าทาง หรือภาษากายอื่นๆ ว่าสมาชิกในทีมคนไหนอยากมีส่วนร่วมในบทสนทนา และเปิดโอกาสให้เขาได้พูดบ้าง

#7
ร่วมกันวางมาตรฐานในทีม

การสร้างมาตรฐานหรือวางเกณฑ์ขึ้น จะช่วยให้การทำงานเป็นทีมราบรื่นขึ้น

คำแนะนำจาก Google คือให้สมาชิกในทีมร่วมกันกำหนดมาตรฐานหรือกฎในการอยู่ร่วมกัน ตามนี้

  • ควรใช้เวลานานเท่าไหร่ในการตอบอีเมล พักเบรค ยิ่งถ้ามีเรื่องของไทม์โซนมาเกี่ยวข้อง ก็ยิ่งจำเป็น
  • ระบุความคาดหวัง และการมีส่วนร่วมในตัวงานของแต่ละคน
  • วิธีหรือเครื่องมือไหนที่เหมาะสำหรับการแชร์ข้อมูล
  • ควรติดต่อกันบ่อยแค่ไหน
  • ภาพกว้างของตัวงาน เพื่อให้สมาชิกในทีมเข้าใจเป้าหมายในการทำงาน

เมื่อทุกคนตกลงกันได้แล้ว ควรจดบันทึกกฎนี้ไว้ และส่งต่อให้สมาชิกทุกคนรับทราบร่วมกัน

#8
เลือกใช้เครื่องมือสื่อสารให้เหมาะสม

ในการสื่อสารจากระยะไกล การเลือกใช้เครื่องมือให้ถูกวิธีก็สำคัญ

คำแนะนำจาก Google คือถ้าต้องคุยในเรื่องที่อ่อนไหวหรือลงลึกในรายละเอียด วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ คือวิธีที่ดีที่สุด ส่วนการส่งข้อความนั้นเหมาะกับการอธิบายอะไรง่ายๆสั้นๆ หรือแค่แจ้งสถานะของคุณในขณะนั้น

ทำไมการเลือกใช้เครื่องมือเหล่านี้ถึงจำเป็น? เพราะถ้าคุณโทรศัพท์หาอีกฝ่ายทุกครั้ง มันจะรบกวนเวลาในการทำงานของเขา หรือบางทีการพูดคุยกันแบบเห็นหน้าที่ใช้เวลาแค่ 5 นาที อาจได้ผลดีกว่าการนั่งพิมพ์ข้อความโต้ตอบกันไปมา

#9
สุขภาพต้องมาก่อน

ในสถานการณ์นี้ สวัสดิการและสุขภาพของคุณคือสิ่งสำคัญ Google จึงกำหนดให้แต่ละทีมปฏิบัติตามนี้ เพื่อสุขภาพของพนักงาน

  • จัดพื้นที่ทำงานแยกต่างหาก เพื่อให้สมาชิกในทีมมีสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวกับการทำงาน
  • กำหนดจำนวนชั่วโมงการทำงานในแต่ละวัน ไม่ให้มากเกินไป
  • ต้องมีช่วงเบรคสั้นๆ ในทุกชั่วโมง

อ่านเพิ่มเติม 5 ปัญหาของการทำงานจากบ้านที่คุณจะต้องเจอ (พร้อมวิธีรับมือ)

AHEAD TAKEAWAY

นอกจากคำแนะนำทั้ง 9 ข้อที่ Google วางเป็นไกด์ไลน์ให้พนักงานแล้ว

จัสติน บาริโซ ที่ปรึกษาด้านความฉลาดทางอารมณ์ จากเว็บไซต์ eqapplied.com ยังแนะนำว่า ควรกำหนดเวลาที่ชัดเจนสำหรับช่วงเบรคจากการทำงานไว้ด้วย เพื่อเป็นโอกาสในการลุกจากเก้าอี้ไปเดินผ่อนคลาย ท่องอินเทอร์เน็ต หรือทำในสิ่งอื่นๆ เพื่อลดความเครียดที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานหรือประชุมต่อเนื่อง

พร้อมกันนี้ บาริโซ ยังแนะนำว่าทางฝั่งองค์กรและนายจ้างนั้น ควรจะยึดแนวทางหลักสองข้อที่ Siemens เลือกใช้สำหรับการทำงานจากระยะไกล เพื่อให้สอดคล้องกันด้วย คือ

1) โฟกัสที่ผลลัพธ์ของงาน มากกว่าเวลาที่ใช้ไป
2) เชื่อมั่นและให้อำนาจแก่พนักงานของคุณในการทำงาน

เรียบเรียงจาก

Google’s Remote Work Policy Has 9 Great Tips You Should Definitely Steal Today

This Company’s New 2-Sentence Remote Work Policy Is the Best I’ve Ever Heard

AHEAD ASIA นวัตกรรม ล้ำหน้า